出張管理の実態調査2019、出張データの散在や管理責任の分散に課題、求められる出張管理の専門的人材

アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行 （GBTNTA）は2019年6～8月にかけて「上場企業」および「出張費用7000万円以上かつ海外5拠点以上の未上場企業」の「人事」「総務」「財務・経理」などの出張管理担当者を対象とした実態調査を実施し、その結果を発表した。

それによると、日本企業における出張管理は複数の購買チャネルでの手配による「出張データの散在」、複数の部門による「管理責任の分散」、「現場レベルでの規律統制への依存」という実態が明らかとなった。また、課題改善のための必要な要素として「出張者・手配者の規程に対する理解」、「出張管理の専門的人材」などが挙げられた。

海外出張手配の依頼先を質問したところ、「会社指定旅行会社（1社）」が38%で最も多く、「会社指定旅行会社（複数社）」の23%と合わせて61%の企業が旅行会社を指定。 一方で、「出張者自身による直接予約」を認めている企業が34%にのぼり、その中には会社で指定旅行会社があるものの直接予約も認めているという企業も存在した。

この結果を出張規模別で見ると、「年間3億円以上」の企業群では「会社指定旅行会社（1社）」が65％と突出しており、 規模が大きいほど一元管理が進んでいる結果となった。

規程外手配を誰が発見・確認しているかを質問したところ、全回答者のうち52%の回答者が「出張者の上司・部署内の承認者」が行うと回答。 一方、「旅行会社担当者」は13％、「会社の出張管理者」は10％にとどまった。この回答を「会社指定旅行会社(1社)」の企業群に絞ってみると、「旅行会社担当者」が29%と大幅にアップし、専門の知識を持つ社外の担当者がチェックを行っている割合が増えることが分かった。

また、今後の出張管理の課題改善に必要な要素については、「出張・手配者の規程に対する理解」が36%と回答した企業が最も多く、 次に「出張管理の知識を有する社内の人材」と回答した企業が30％、 「出張管理全般を主管する担当者の存在」が27％と続く結果となった。