コロナ禍における急速な環境変化に応じ、多くの企業が新たな出張形態を模索している。今まで以上に社員の健康や安全が最優先事項となるにつれ、出張管理方法についても再考が求められるようになってきた。
かつてない環境変化のなかで逆境をチャンスととらえ、企業ともwin-winのビジネスを創出するために、業務渡航市場、そして旅行会社は何ができるだろうか。ポストコロナ時代の業務出張の変革には、「出張情報の一元管理」、「出張申請の複雑さ解消」、「危機管理と出張規定遵守」の3分野へのアプローチが不可欠となる。出張をスムーズに行うためのイノベーションの最前線を探った。
日本企業が出張マネジメントで抱える課題
まず、ポストコロナ時代の業務渡航業界は、これまで以上に企業の出張を広範囲細部にわたり把握していくことが不可欠になる。社員に対する健康および安全に考慮した新たな基準に照らし合わせると同時に、より徹底した管理ツールが求められる。
日本企業がマネジメントで抱える課題を浮き彫りにした調査結果がある。経営財務の国際資格認定機関である日本CFO協会が日本企業287社の財務幹部を対象に実施したものだ。
それによると、「旅費規程における違反が発生しているか」という問いに、「全く発生していない」と回答したのはわずか25％。具体的な不正の内容の上位3項目には、1位：限度額や規定グレードを超えた航空券／ホテルの利用、2位：不正な架空の出張、3位：日当の不当請求が上がり、整備状況、運用状況ともに不備が存在していることがうかがえる。こうした状況を解決するため、出張手配プロセスの簡素化を望む企業も83％に上っている。
出典：日本CFO協会 （http://forum.cfo.jp/cfoforum/?p=5805/）
ポストコロナ時代には海外出張における危機管理がさらに求められるようになる。日本CFO協会の調査は新型コロナ以前に実施されたものだが、実際にテロや災害が発生した際に「現地出張者リストを即座に作れる」と回答したのは28％。従業員の安否確認となると一層心もとない状況で、「即座に確認できる」はわずか23％に過ぎなかった。
出典：日本CFO協会 （http://forum.cfo.jp/cfoforum/?p=5805/）
すなわち、企業は今まで以上に、出張者に対する出張規定の遵守を促し安全性を強化する一方で、出張者ごとに充実した出張を提供するよう注力しなければならない。旅行会社が、このような企業の要望に応えていくためには、予約データと連動した出張管理ソリューションが不可欠だ。
こうしたなか、ひとつの提案が、出張を一元管理するウェブポータルの活用だ。トラベルテクノロジーカンパニーであるアマデウスは、オーストラリアのKudosと独占パートナーシップを締結し、渡航者情報、出張承認、オンライン予約、出張管理レポートなどの業務出張関連情報を一元管理できるウェブポータルの提供を始めた。日本の旅行会社が、顧客企業や出張者に対して新たな出張体験を提供することを目的としたものだ。
出張の変革に必要な３つの分野とは
では、新しいウェブポータルで具体的にどのようなイノベーションが可能になるのか。ポストコロナ時代の出張に不可欠な3分野、「出張者情報の一元管理」「出張申請の複雑さ解消」「危機管理と出張規定遵守」から検証してみよう。
1. 出張者情報の一元管理
旅行会社と企業はそれぞれ、その規模に関わらず、複数のデータを保有している。これらのデータには多種多様な社員情報や旅程情報が含まれており、その複雑な情報の整備や管理に多大な労力が必要。たとえば、企業が出張者に自らのパスポート情報を登録するように依頼するとき、データの重複が生じたり、精度が低いことにより期限切れのパスポートや健康診断書を識別できなかったりすることがある。
こうした課題に関し、Kudos Profileは、あらゆるデータベースから出張者情報や旅程情報の登録、更新をひとつのウェブポータルで実現する。旅行会社や出張者がその情報を更新するだけでKudosから連携したさまざまなツールでの情報更新が行われる。旅行会社は、その一元管理され出張者情報を基に、出張承認や予約手配状況などの出張業務を顧客である企業と共有することができる。
またKudos Profileは出張者情報を基に、パスポートやビザの有効期限管理機能を提供する。出張者のパスポート情報から査証の要否や期限切れを見越して注意を促すので、旅行会社にとっては、人為的ミスをなくすことにより業務効率を改善することが可能だ。
2. 出張申請の複雑さを解消
また、出張に必要な費用や要望は、出張者やその出張目的により異なる。企業が必要とする出張申請にはその複雑な過程により、間違いが生じたり、情報の見過ごしにより承認の遅延や未承認により余分な出費が増えたりすることが少なくない。出張申請の複雑さ解消への要望は、前述の日本CFOの調査で出張手配プロセスの簡素化を望む企が8割以上に上っていることからも明らかだろう。
Kudos Requestでは企業が推奨する出張申請方法に応じて、それを自動化することにより、申請を迅速かつ正確に行うことが可能。企業の出張承認に関わる人事、財務、危機管理などのそれぞれの部門は出張要件を正しく把握できるようになる。企業は承認プロセスにおいて自動でビザの確認を行うことも可能だ。また、出張申請および予約手配手続きの中で目的地の最新の渡航情報やビザの要否が自動で表示されるため、出張者の安全を最優先に確保しながら迅速に手配を進めることができる。
さらに、このウェブポータルにAmadeus cytric Travel & Expense（出張予約から経費精算までを一括管理できるソリューション）を統合することで、予約手配方法の選択肢が増え、出張者のニーズに合った予約手配が実現できる。
3. 危機管理と出張規定遵守
従来、企業にとって重要なのは、出張経費と出張規定の遵守だったが、新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、さまざまな企業が出張者の健康および安全を優先し始めている。企業には自社の社員に対し安全な環境を提供する法的義務があるが、これは出張者の所在地を可視化し、出張者が適切なツールやサポートに確実にアクセスできるように取り計らうことを意味する。
Kudos Careは海外安全情報を政府機関省庁やその他の公式ソースから収集し、特定の目的地の出張状況を可視化し、リアルタイムで情報提供を行う。企業は出張者を追跡する機能を用いて、出張者の予約手配状況を地図上で表示することにより即時に自社の社員の所在地を把握することが可能になる。また、eメールやSMSでいつでも出張者へコンタクトができる。
業務渡航市場における新たなテクノロジーの登場について、株式会社アマデウス・ジャパン、代表取締役社長の竹村章美氏は、こう話す。
「Kudosと独占販売パートナーである当社はお客様である旅行会社様をKudosにより支援できることをうれしく思う。新たな出張形態や出張管理を探求している業務渡航業界の課題を解決し、全力でサポートしていくことが当社の使命だ。 急速に変化し不透明さを増しつつある今日の状況においても、旅行会社と企業はそれに応じて業務が行える環境を整えていく必要がある。当社はKudosとの複合テクノロジーにより旅行会社を支援し、共に企業の出張申請および予約手配の合理化や危機管理の提供に努めている。企業やそこで働く社員の安心感を高め、ポストコロナには出張需要を再び喚起できるよう取り組みたい」。
奇しくも新型コロナがより鮮明にあぶり出したともいえる、出張に関して日本企業が抱えている課題。業務渡航市場は、こうしたイノベーションによって次のステージに進む可能性も高い。
広告：アマデウス・ジャパン
Kudos製品資料ダウンロード申し込みフォーム：https://bit.ly/2HGWYR1
問合せ先：marketing.japan@amadeus.com
記事：トラベルボイス企画部
観光マーケティング実務スタッフ（旅行好き大歓迎！）【株式会社マーケティング・ボイス】
